Assistante Médico-Administrative - Service Génétique Clinique - H/F
L'établissement
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.
Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.
Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :
- Soigner
- Former
- Chercher
Le poste
Missions de l’établissements
Le CHU Grenoble Alpes assure :
• L’accueil, le diagnostic, les soins et la prise en charge 24h/24 des personnes présentant des problèmes de santé,
• L’enseignement et la formation des professionnels de santé ;
• La recherche médicale et scientifique.
Exigences institutionnelles
Chaque agent est tenu :
• Au respect du secret professionnel, du devoir de discrétion et des règles de confidentialité ;
• À l’application des directives institutionnelles et à la mise en œuvre des réformes qui en découlent ;
• À l’obligation de formation continue et à la transmission des savoirs.
Missions du service
La consultation de génétique clinique s’adresse aux patients et aux familles concernés par une maladie génétique pour établir ou confirmer un diagnostic, contribuer à la prise en charge des patients et les orienter vers les spécialistes référents.
Prises en charge proposées.
Le service fait partie du centre de référence des anomalies du développement et des syndromes malformatifs de l’Inter-région Est (Filière AnddI-rares) et comprend le centre référence arthrogrypose.
Le service est fortement impliqué dans le diagnostic prénatal via le Centre plurisdisciplinaire de diagnostic prénatal, dans le diagnostic préimplantatoire et le diagnostic présymptomatique.
La consultation d’oncogénétique s’adresse aux patients et aux familles confrontées aux pathologies cancéreuses pouvant avoir une origine génétique. Elle est labellisée par l’institut National du Cancer (INCA).
Les acteurs sont les médecins généticiens, aidés dans leur mission d’information et de conseil génétique par les conseillers en génétique.
Définition métier
La secrétaire médicale en génétique clinique assure l’accueil, le suivi administratif et la coordination du parcours des patient(e)s engagés dans un protocole de prise en charge.
Elle garantit rigueur, traçabilité, confidentialité et accompagnement humain tout au long du parcours de soins.
Les activités spécifiques au poste
1. Accueil et gestion administrative des patients :
• Assurer l’accueil physique des patients et leur enregistrement dans la base DEFGEN pour chaque consultation.
• Préparer et imprimer les dossiers médicaux ainsi que les documents nécessaires (consentements, demandes d’examens, etc.).
• Gérer la planification des consultations : prise de rendez-vous, modifications, annulations et confirmations.
• Répondre aux appels et aux mails des patients et assurer le suivi de leurs demandes (questions médicales, bons de transport, certificats, informations administratives).
2. Gestion des appels et des demandes professionnelles
• Prendre en charge les appels des professionnels de santé.
• Traiter, orienter et transmettre les demandes aux praticiens concernés.
• Assurer le suivi des demandes de rendez-vous et des requêtes nécessitant une coordination médicale.
3. Gestion administrative et suivi des dossiers
• Effectuer la cotation des consultations dans le logiciel Easily.
• Saisir les fiches COLLEMARA
• Réceptionner et traiter les documents transmis par mail ou fax (demandes de rendez-vous, courriers, comptes rendus).
• Organiser la numérisation et l’intégration des documents dans les dossiers patients.
• Assurer la récupération quotidienne du courrier postal et sa distribution aux médecins concernés.
• Gérer et classer les courriers liés aux examens complémentaires.
4. Préparation des listes et des dossiers
• Rechercher les numéros de dossiers existants.
• Préparer et mettre à disposition les dossiers nécessaires aux consultations.
5. Gestion du courrier de consultation
Les médecins et conseillers en génétique rédigent leurs courriers, déposés dans la boîte d’envoi du logiciel Easily.
• Imprimer les courriers de consultation.
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers.
• Créer et numéroter les dossiers des nouveaux patients.
Relations professionnelles spécifiques au poste
Relations hiérarchiques :
Sous l’autorité :
• De la Cadre Médico-Administrative (N+1)
• Du Cadre supérieur de gestion (N+2)
• Du Directeur délégué (N+3)
Relations fonctionnelles :
• Chef de service et responsables médicaux d’unité
• Cadre supérieur sage-femme et cadres de santé
• Équipe médicale et paramédicale
• Correspondants hospitaliers et de ville (Gynécologie, Urologie, Endocrinologie, Virologie, Bactériologie, Hématologie, Pédiatrie, Oncologie)
• Services de transport des malades et ambulanciers
Profil recherché
Compétences et/ou capacités requises et/ou à développer
Savoir-faire :
• Assurer un accueil téléphonique et physique avec écoute, empathie et gestion du stress.
• Garantir une identification et une traçabilité rigoureuses des patients.
• Évaluer le degré d’urgence lors de la prise de rendez-vous.
• Connaître les procédures spécifiques en génétique.
• Maîtriser les logiciels DEFGEN, Medifirst et Easily.
• Rédiger et mettre en forme des documents médicaux et administratifs.
• Classer, archiver et gérer les dossiers avec rigueur.
• Prioriser les tâches en fonction de l’activité du service.
• Maintenir ses compétences à jour par la formation continue.
• Trier, diffuser et gérer le courrier ainsi que les dossiers et documents médicaux.
• Classer et archiver les dossiers, documents médicaux et résultats d’examens avec rigueur.
• Se former régulièrement et suivre l’évolution des techniques de secrétariat et des bonnes pratiques administratives.
• Travailler en respectant les bonnes pratiques de laboratoire et les protocoles internes.
• Prioriser les tâches de manière efficace en fonction de l’activité et des urgences du service.
Compétences spécifiques :
o Maîtrise de Cristal-Link, EASILY, de bureautique (Outlook, word, excel) et des logiciels spécialisés (Defgen et Medifirst).
Qualités requises :
• Confidentialité et discrétion
• Sens de l’accueil et qualités relationnelles
• Rigueur organisationnelle
• Autonomie et esprit d’initiative
• Esprit d’équipe
• Adaptabilité et souplesse
• Capacités rédactionnelles
• Actualisation régulière des compétences
Conditions de travail du poste
Temps de travail : 80%, (Décharge de service ajustable en fonction des nécessités de service, conformément au Guide de la Règlementation p.38)
Télétravail : 1 jour/semaine après 6 mois de prise de poste. Ajustable en fonction des nécessités de service, conformément à la Note de Service du 31 aout 2020 révisée en date du 26 septembre 2023.
Horaires : 08h-15h50 ou 09h16h50 en fonction des besoins du service
Travail dimanche et jour férié : non
Contraintes particulières :
o Organisation des absences conformément à la réglementation et aux nécessités de service.
o Répartition des décharges de service (DS) en fonction de l’organisation et des nécessités du service, avec possibilité d’ajustement ou de modification si l’activité ou les contraintes organisationnelles l’exigent.
o Port de la blouse
o Polyvalence requise sur les trois secteurs de génétique (chromosomique, clinique et oncogénétique) en cas d’absence
Ce profil de poste peut être modifié à tout moment en fonction des évolutions organisationnelles du pôle.
Rappel : en cas de déclenchement Plan Blanc, chaque agent est tenu de rester sur site jusqu’à décision contraire de la Direction Générale.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile