Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

• Soigner
• Former
• Chercher

Secteur : Direction des Affaires Juridiques et des relations avec les usagers

Domaine : Affaires juridiques et relations usagers

 

Missions du poste

a)      Demandes de communication des dossiers médicaux des sites de Grenoble et Voiron

 

• Réception des demandes émanant des patients ou de leur famille (ayant droit, parents, tutelle…)
• Retour fait à ces demandes expliquant la procédure à suivre (pièces à fournir notamment)
• Validation de la demande (ou demande d’éléments complémentaires) – être attentifs aux documents transmis
• Recherche des différents services dans lesquels le patient a séjourné dans le logiciel en vigueur (Cristal ou autre logiciel). Des vérifications sont indispensables car les informations données par les demandeurs sont souvent imprécises (ex : uniquement l’année d’hospitalisation) 
• Transmission de demandes aux services concernés (secrétaire référente ou secrétaire dédiée) via le logiciel Qualnet (saisie des informations + scan à joindre à la demande)
• Gestion des appels téléphoniques des demandeurs souhaitant connaître la procédure de transmission du dossier médical ou pour le suivi de leur demande
• Gestion des demandes de dossiers anciens (recherche du service, échanges avec les patients pour essayer d’obtenir des informations etc.)
• Accueil physique des personnes souhaitant obtenir la communication d’un dossier médical dans le cadre ou non d’une urgence
• Gestion des demandes émanant du CNAOP (accès aux origines personnelles), de l’ONIAM (indemnisation des accidents médicaux)
• Gestion des courriels adressés (très variés)

·         Etablir un bilan régulier des demandes de dossier patients

·         Participer à toute évolution de la procédure (si besoin)

 

b)      Gestion des contentieux matériels du site de Grenoble

·         Déclarer les pertes matérielles du site de Grenoble sur la plateforme d’échange avec l’assurance du CHU, en lien avec les autres professionnels de l’équipe direction juridique usagers :

 

·         Recueillir les inventaires et rapports incidents

 

·         Déclarer les sinistres

·         Suivre les dossiers et demander les pièces justificatives aux patients en vue de leur dépôt sur le site

·         Mettre à jour le tableau de suivi

·         Répondre aux réclamations liées aux contentieux matériels

 

c)       Autres missions - adaptabilité

Une capacité d’adaptation est importante pour ce poste. Les missions peuvent évoluer en fonction de l’évolution de la réglementation et des besoins de l’hôpital.

 

Compétences spécifiques demandées :

Respect du secret professionnel, de l'obligation de discrétion professionnelle et des règles de confidentialité.

- Appétence à travailler dans le milieu hospitalier

- Organiser et prioriser les activités du poste

- Capacités relationnelles

- Faculté à établir un dialogue professionnel avec les usagers

- Dynamisme, engagement, et force de propositions

 

Utilisation des outils informatiques :

·         Logiciel Cristal-link, SWAP, Easily

·         Logiciel QUALNET

·         Outils bureautiques

 

Autres informations :

Horaires de travail (à titre indicatif) =>

-       Horaires : 08h30-16h20

-       Astreintes : néant

Temps de travail : 7H30 (15 jours de RTT)